Elvy Factuurverwerking (Elvy2King)

Als financieel expert zijn controle, inzicht en efficiëntie van groot belang. Dit bereik je met de optimale factuurverwerking van Elvy (ook wel Scan & Herken genoemd). Deze volledig in King geïntegreerde oplossing zorgt voor efficiënt werkende factuurstromen ongeacht het aanleverformaat. Iedere organisatie heeft ermee te maken: facturen komen verspreid binnen in verschillende vormen. De ene op papier, digitaal als pdf en anderen als e-factuur (UBL/XML). Boeken (matchen), archiveren, fiatteren en uiteindelijk betaalbaar stellen in King, wordt daarmee niet makkelijker. Hoe houd je inzicht en controle over het gehele proces en hoe kan dit proces efficiënter worden ingericht en uitgevoerd? Het antwoord is simpel: Elvy Factuurverwerking!

De realtime koppeling tussen Elvy en King zorgt ervoor dat handmatig importeren en exporteren verleden tijd is. Elvy staat constant in verbinding met de database van King, waardoor er geen vertragingen zijn tijdens het verwerken van een boeking. Bovendien worden zowel kosten- als goederenfacturen verwerkt!

Met Elvy kun je op alle kopregel velden van een boeking boeken. Tevens kan je minimaal op de volgende boekingsvelden boeken:
⦁ Kostenplaats;
⦁ Kostendrager;
⦁ Factuur-/Referentienummer;
⦁ Project;
⦁ Deelproject;
⦁ Overige kosten;
⦁ Verplichting;
⦁ Aantal;
⦁ Artikelcode;
⦁ G-Rekening.

Hoe werkt de koppeling?
Bekijk hiervoor de animatievideo onderaan dit artikel, of lees verder.

Stap 1: Aanleveren
Facturen uit je e-mail worden automatisch opgepakt en papieren bonnetjes en documenten kun je inscannen. Klanten gebruiken de Elvy App om een foto van een factuur of bonnetje te maken. Elvy zet de documenten automatisch klaar voor de volgende stap.

Stap 2: Herkennen
De zelflerende herkenningstechnologie van Elvy herkent alle facturen automatisch. Elvy maakt een boekingsvoorstel en matcht deze eventueel aan bestellingen en ontvangsten. Dit betekent dat aan de hand van bijvoorbeeld aantallen en artikelprijzen Elvy de kostenfactuur aan de goederenfactuur matcht.

Stap 3: Boeken en archiveren
Het automatisch door Elvy gegenereerde boekingsvoorstel kun je altijd nog wijzigen en aanvullen. Wanneer je het voorstel accordeert maakt Elvy een boeking aan in King. De factuur wordt gearchiveerd. Als de boeking nog gefiatteerd moet worden wordt deze geblokkeerd voor betaling. In dat geval wordt het automatisch doorgezet naar de juiste fiatteurs ter controle. Fiatteren kan gemakkelijk via de browser ElvyWeb of met de Elvy App.

Stap 4: Fiatteren
Elvy weet met behulp van de boekingsgegevens wie wanneer moet fiatteren. Denk hierbij aan o.a. bepaling van de fiatteurs o.b.v. geboekte grootboeken, projecten, kostenplaatsen, bedragen etc. Pas nadat de vereiste fiatteurs akkoord zijn wordt de boeking vrijgegeven voor betaling. Middels de audit-trail houd je het volledige overzicht over alle gemaakte of nog uit te voeren handelingen voor een boeking.

Stap 5: Betalen
Na volledige goedkeuring van de factuur kun je de vrijgegeven boeking betalen in King. Op de betaaladvieslijst komen alle goedgekeurde boekingen naar voren die binnen de vervalperiode vallen.

Crediteur- en debiteurstamgegevens vanuit Elvy aanmaken en bijwerken
Bij de verwerking van een factuur biedt Elvy de mogelijkheid ook direct alle stamgegevens van de betreffende crediteur of debiteur bij te werken. Elvy controleert of het bankrekeningnummer op de factuur nog overeenkomt met het bankrekeningnummer in King en voert controles uit op het btw-nummer, KVK-nummer, e-mailadres en meer. Daarnaast kun je de standaard vastgelegde grootboek en btw-code op de crediteurkaart in King vastleggen. Als een crediteur of debiteur nog niet aanwezig is in King, kan deze ook middels Elvy worden aangemaakt op basis van de herkende factuurgegevens.

Controle op dubbele facturen, spookfacturen en bankrekeningnummers
Door de realtime integratie met King en alle achterliggende stambestanden voert Elvy vergaande controles uit bij het verwerken van uw facturen. Bij de herkenning van een factuur controleert Elvy dan ook direct of de factuur al eerder is verwerkt en of het een spookfactuur betreft. Daarbij wordt ook het bankrekeningnummer van de crediteur op juistheid gecontroleerd. Benieuwd wat Elvy voor jouw kantoor kan betekenen? Vraag een persoonlijke demonstratie aan of kijk hier voor meer informatie.

Prijs
Vanaf € 106,- per maand

Consultancy :o.b.v. nacalculatie

Klik hier voor een online video
https://player.vimeo.com/video/539533717?badge=0&autopause=0&player_id=0&app_id=58479