Koppel jouw Magento2 webshop aan je iMUIS Online boekhouding

Magento2

Het runnen van een webshop is niet eenvoudig. Denk aan het verzenden van de producten en het inzetten van marketing om je webshop onder de aandacht te brengen. Maar er komt ook heel wat administratie bij kijken. Hoe handig zou het zijn als je je Magento webshop kunt koppelen aan je boekhouding? Onze partner Combidesk biedt je een standaard koppeling aan om een koppeling te maken tussen je Magento2 webshop en KING Finance (iMUIS Online).

Let op: Maak je gebruik van vele extra features binnen Magento? Worden deze features niet gekoppeld via de standaard koppeling van Combidesk? Dan adviseren wij jou om een koppeling op maat te laten ontwikkelingen via bijvoorbeeld jouw webbouwer. Het is namelijk niet mogelijk deze koppeling op maat aan te passen. Wij verwijzen je dan graag naar onze API documentatie op: apps.imuisonline.com of kijk op www.kingconnections.eu. Laat je hierin goed adviseren!

Hoe werkt de koppeling?

Met de koppeling tussen iMUIS Online en Magento2, worden gegevens automatisch gesynchroniseerd. Alle mutaties in je webshop worden onmiddellijk verwerkt in je boekhouding, zoals artikelen, debiteuren, actuele voorraad en verkooporders. Bestellingen die in de webshop worden gedaan, worden binnen iMUIS Online gefactureerd. Deze hoef je dus niet meer handmatig in iMUIS Online in te geven. Naast de gegevens van de order, worden ook de klantgegevens direct overgenomen. In iMUIS Online geef je per product aan of deze gesynchroniseerd moet worden met de webshop. Dat scheelt enorm veel tijd!Je kunt je Magento webwinkel koppelen aan één iMUIS Online administratie. Bij de start van de koppeling kun je een keuze maken om automatisch verkooporders aan te maken of dat je alleen de omzet wilt boeken als verkoopjournaalpost. Alle bestellingen worden direct of in ieder geval na elke synchronisatierun van 15 minuten klaargezet in iMUIS Online.

Keuze 1. Bestelling als journaalpost verwerken
Zodra de bestelling via je Magento webshop is geplaatst wordt er automatisch een debiteur (klant) aangemaakt en een verkoopjournaalpost geboekt in je iMUIS Online administratie. Het is puur een financiële vastlegging in je administratie.

Keuze 2: Bestelling als verkooporder verwerken
Plaatst een klant een bestelling dan wordt deze bestelling automatisch aangemaakt in het verkooporder programma van iMUIS Online (module Verkoop).

Betalingsconditie
Voor het verwerken van verkooporders vanuit Magento dienen voor de in Magento aanwezige betaalmethodes betalingscondities in iMUIS Online te worden aangemaakt. De Magento ID van deze betaalmethodes dienen als zoeksleutel van de betalingsconditie in iMUIS Online. Heeft een klant gebruik gemaakt van de betalingsconditie iDEAL? Dan zal in iMUIS Online in de tabel Betalingsconditie de “Betalingscode” contant worden gebruikt.

[Login in iMUIS Online] ➔ [Menu Verkoop] ➔ [Tabellen / Stamgegevens] ➔ [Betalingsconditie]

Ordersoort
Om je webshopbestellingen te verwerken als verkooporder in iMUIS Online dien je een specifieke ordersoort in iMUIS Online voor Magento webbestellingen aan te maken. Dit doe je via:

[Login in iMUIS Online] ➔ [Menu Verkoop] ➔ [Tabellen / Stamgegevens] ➔ [Ordersoort]

In een ordersoort worden voorkeursinstellingen aangeven, die voorgesteld worden bij het (automatisch) invoeren van orders. Je kunt hierbij denken aan de verzendwijze, de betalingsconditie en de leveringsconditie. Door een voorkeursbetalingsconditie te koppelen weet de klant op welke wijze de factuur voldaan moet worden (bijvoorbeeld: op rekening, per automatische incasso, iDEAL, creditcard).

Voorbeeld bestellingen direct afgerekend en betaald
Zijn de bestellingen in je webshop direct afgerekend en betaald? Dan kun je een betalingsconditie aanmaken met de betalingscode “Contant”. Bij het factureren van een order in iMUIS Online, waarbij de debiteur/order geen eigen betalingsconditie heeft, wordt deze direct als betaald geboekt in het opgegeven dagboek. De vaste tegenrekening van dit dagboek geeft aan welk saldo er bij de payment provider openstaat. Zodra je in iMUIS Online de bankdagafschriften inleest, dient bij de ontvangst van de betalingen het saldo op de tegenrekening te worden tegengeboekt (tip: maak hiervoor een herkenningscode in iMUIS Online Bankieren aan). Als je gebruik maakt van meerdere magazijnen, dan kun je in een ordersoort het magazijn opgeven dat als voorkeursmagazijn wordt gebruikt. Tevens zal bij het exporteren van de artikelinformatie de voorraad van dit magazijn worden geëxporteerd.

Debiteuren
Nadat er een bestelling in je Magento webshop is geplaatst wordt deze in iMUIS Online verwerkt. Hierbij wordt meteen een debiteur aangemaakt. Bij het importeren van bestellingen als verkooporder zal de verkoper aan de nieuwe debiteur of order worden gekoppeld. Als een debiteur reeds bestaat en er is al een verkoper gekoppeld dan wordt deze alleen voor de verkooporder gebruikt.

Voorraad
Via de Combidesk koppeling kun je voorraad aantallen uit iMUIS Online in de webshop activeren.

Artikelen en artikelgroepen
De omschrijving (OMSCHR) van de artikelgroep in iMUIS Online wordt de categorie binnen een Magento webshop.

Per artikel kun je de volgende onderdelen vastleggen en aan een artikelgroep koppelen:

nummer;
prijs;
omschrijving;
btw soort (geen, verlegd, laag of hoog btw-tarief);
voorraadregistratie;
artikelafbeelding.

In een artikelgroep kun je grootboekrekeningen koppelen. Op het moment dat de order als factuur in iMUIS Online is verwerkt wordt er automatisch een verkoopjournaalpost geboekt.

Toelichting artikel synchronisatie

Veld Magento 2	Veld iMUIS Online
Product name	Omschrijving
SKU	Artikelnummer
Color	Vrij veld 10
Article Number	Artikel
EAN	EAN nummer
Lenght	Lengte
With	Breedte
Height	Hoogte
Material	Vrij veld 9
Price	Verkoopprijs (excl. Of inclusief / instelling Combidesk)
Weight	Gewicht

Advanced inventory
Magento2 Voorraad & Aantal velden moeten gevuld worden met iMUIS (Online) Artikel velden.

Veld Magento 2	Veld iMUIS Online
Quantity	Vrij voor verkoop
Minimum Qty Allowed in Shopping Cart	Voorstel verkoopaantal
Enable Qty increments	Moet op YES staan in Magento2
Qty increments	Voorstel verkoopaantal