Momenteel wordt nog het overgrote deel van de facturen in Nederland per papieren post afgewikkeld. De factuur wordt geprint, in een envelop gedaan en verzonden. Vervolgens moet de ontvanger de post openen en de gegevens overtypen in zijn systeem. Bovendien komt het in het MKB vaak voor dat diezelfde gegevens ook nog eens handmatig in een internetbankierprogramma moeten worden verwerkt.
De vraag naar digitale facturen neemt gelukkig snel toe. Steeds meer bedrijven verzenden hun facturen per e-mail (als pdf-document) en dit aantal neemt alleen maar toe. Wat gebeurt er? Veel ontvangers werken nog op de oude manier, printen de factuur alsnog uit en verwerken deze in hun systemen. De voordelen van digitale data worden hiermee volledig onbenut gelaten.
Met de overgang naar UBL worden deze voordelen wel benut en processen aanzienlijk efficiënter ingericht. Dit scheelt veel tijd en werk.