Rise of the machines: Hoe robots de (ondernemers)wereld veranderen

Robotica. Fabrieken, de gezondheidszorg, het leger en de ruimtevaart kunnen al bijna niet meer zonder. Denk aan robots, kunstmatige intelligentie en drones; dit is de eeuw van ‘the rise of the machines’. Wat gaan deze technologische toepassingen in de toekomst voor ons betekenen? En wat houdt Robotic Accounting nou eigenlijk in? Kortom: heeft robotica écht de toekomst?

Robotic Accounting

Robotic Accounting is een veelgenoemde term in de accountants- en ondernemerswereld. Maar wat wordt daar nou eigenlijk mee bedoeld? Dankzij de digitalisering werken veel kantoren inmiddels papierloos. Het is al heel gewoon om facturen en andere documenten digitaal op te slaan in de administratie. Robotic Accounting zorgt ervoor dat administratieve handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Al jaren wordt er gedacht dat robots onze banen zullen inpikken. Een logische gedachte, maar ik noem het liever een technische ontwikkeling die je helpt om je administratie te verbeteren. Je zult nog steeds facturen sturen naar je klanten, inkoopfacturen controleren en betalingen uitvoeren. Deze handelingen gaan alleen beter en efficiënter en tegelijkertijd is je administratie iedere dag bij.

Moderne ondernemers willen het nieuwe administreren

Het nieuwe administreren biedt jou als ondernemer veel slimmigheidjes. Deze slimmigheidjes kunnen jouw administratieve taken verlichten, zodat jij je op het ondernemen kunt richten. Automatisering en samenwerking met je accountant staan centraal bij het nieuwe administreren. Je bepaalt zelf welke taken je overlaat aan je accountant en welke taken je zelf wilt doen.

Elektronisch factureren (UBL)

Elektronisch factureren via UBL (Universal Business Language) is de nieuwe standaard. Elektronisch factureren is simpelweg het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Vaak wordt e-factureren verward met het digitaal versturen van facturen in pdf-formaat. Het verschil is dat er bij een e-factuur naast een pdf-versie van de factuur, ook een UBL-bestand (.xml) wordt verstuurd. Door de standaard structuur van de factuur, kan de factuur zelfs automatisch in de administratie worden verwerkt als boekingsvoorstel.

Om te kunnen bellen, heb je een provider nodig. Voor elektronisch factureren geldt hetzelfde. In ons geval is de provider eVerbinding en sluiten wij aan op het netwerk van de overheid genaamd Simplerinvoicing. Facturen kunnen via dit netwerk rechtstreeks afgeleverd worden in het administratiepakket van de ontvanger. Dit wordt ook wel ‘machine-to-machine’ facturatie genoemd. De meeste administratiepakketten zijn klaar voor elektronisch factureren. Het is nu aan de ondernemers, marktpartijen en de overheid om deze nieuwe technologie te omarmen.

Robotiseer je inkoopfacturen

Wij zijn bij MUIS Software al in een zeer vroeg stadium begonnen om het de ondernemer, op het gebied van UBL, zo gemakkelijk mogelijk te maken. Daarom hebben wij onze eigen ‘robot’ ontwikkeld: UBL Cloud. UBL Cloud kan razendsnel een grote hoeveelheid inkoopfacturen analyseren en boeken. Je kunt inkoopfacturen in een willekeurig bestandsformaat aanleveren, denk bijvoorbeeld aan pdf en jpg. De inkoopfacturen worden door onze robot automatisch omgezet naar een UBL-formaat. Gegevens op de factuur worden geverifieerd met de bestanden van de Kamer van Koophandel en het Europees btw-register VIES. Spookfacturen worden er zodoende uitgehaald. Als de informatie op de factuur door de controle heen komt en het boekingsvoorstel geaccepteerd wordt, dan wordt de boeking en de pdf in de administratie opgeslagen. De factuur kan opgevraagd worden bij de boekingsregels, openstaande posten en bij het uitschrijven van betalingen. Super handig!

Bankieren: handmatig werk of automatiseren?

Bankieren is natuurlijk voor iedere ondernemer een must. Maar niemand zit erop te wachten om het dagafschrift handmatig in het dagboek in te tikken. Door een intelligente herkenning op de dagafschriftregels, kunnen openstaande posten en kostenrekeningen automatisch worden afgeletterd. Vijf jaar geleden werd door de banken de boekhoudkoppeling geïntroduceerd. Via de boekhoudkoppeling kun je de bank direct koppelen aan je boekhoudpakket. Dagafschriften worden rechtstreeks afgeleverd in je boekhouding. Volgend jaar gaan banken starten om de dagafschriftregels direct door te geven. Dit betekent dat groothandels en webshops nóg sneller kunnen leveren.

PSD2: kansen voor Fintechbedrijven

Het ontsluiten van rekeninginformatie aan derden wordt PSD2 (Payment Service Directive) genoemd. Betaalbedrijven mogen, als je daar toestemming voor geeft, volgens de nieuwe Europese betaalwet in 2017 bij jouw bankgegevens. PSD2 biedt kansen voor Fintechbedrijven, omdat ze door de nieuwe wet jou kunnen vragen om bepaalde diensten te leveren. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een personal finance-app, die de gegevens van jouw drie bankrekeningen bij elkaar voegt om je een compleet plaatje van je financiën te tonen. Als je de administratie in iMUIS Online voert, dan kun je nu al in het dashboard een overzicht van je bankrekeningen zien.

Integratie is vanzelfsprekend

Application programming interfaces (API’s) worden steeds vaker de standaard om softwaresystemen van verschillende aanbieders met elkaar te koppelen. De integratie met andere software heeft een belangrijke rol gekregen om klanten snel te voorzien van realtime informatie. Branchespecifieke apps voor ondernemers worden direct gekoppeld aan je boekhoudpakket. Je kunt als ondernemer bekijken welk stukje software het beste voor jou werkt. Denk aan het koppelen van je webshop, kassasysteem of werkbonnen. Er zijn een hoop voorbeelden hoe de MUIS Apps je werkzaamheden kunnen vereenvoudigen.

De komende jaren zullen toonaangevende bedrijven meer investeren in de Smart Industrie en daarmee slim anticiperen op hun toekomst. Ik roep alle ondernemers op om deze technologische ontwikkelingen te omarmen, zodat je onderneming klaar is voor de toekomst. Niemand weet wat de technologische toepassingen in de toekomst voor ons en ons werk gaan betekenen, maar daar hebben we zelf invloed op!