Hoe helpt je boekhoudpakket bij het krijgen van je geld?

Deel dit bericht met anderen..
Share on Facebook
Facebook
0Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

Hoe helpt je boekhoudpakket bij het krijgen van je geld?

De afgelopen weken is het veel in het nieuws geweest: teveel facturen worden te laat betaald. Bedrijfsinformatie verstrekker Graydon stelt zelfs dat 74% van de verzonden facturen te laat betaald wordt! Dit is niet alleen financieel gezien vervelend (er staat dagelijks 2,1 miljard euro aan betalingen open!), maar het drukt ook op je personeel. Betalingsherinneringen managen is een tijdrovende klus. Wist je dat een groot deel van dit proces geautomatiseerd kan worden in je boekhoudpakket? Daarom geven we in deze blog antwoord op de vraag: hoe helpt iMUIS Online bij het krijgen van je geld?

Digitaal Dossier: altijd de gemaakte afspraken bij de hand

De basis van een factuur begint al bij de afspraken die je met jouw klanten maakt. Bijvoorbeeld via een offerte of leveringscontract spreek je af wat je voor de klant doet en welk prijskaartje daar aan hangt. In iMUIS Online kun je offertes aanmaken en per e-mail versturen aan jouw klant. De offerte wordt vervolgens bewaard in het Digitaal Dossier. Wanneer je de offerte getekend terug gekregen hebt kun je die toevoegen. In het dossier kun je ook andere afspraken opslaan onder de betreffende klant. Zo houd je alle gegevens van je klant overzichtelijk bij elkaar.

Handig:

De documenten die in onderstaand proces gegenereerd worden, worden automatisch toegevoegd aan het Digitaal Dossier.

E-factureren: maak het jouw klant makkelijk

Het geleverde product, of de bewezen dienst, verwerk je op een factuur en verstuur je aan jouw klant. Met de gratis module Spitsfactuur verstuur je eenvoudig e-facturen. Met de module Verkoop heb je meer facturatie mogelijkheden. Zo kun je je offerte omzetten naar een factuur en meteen verzenden. Hoe je wilt versturen kies je zelf; direct naar de administratie van jouw klant via het PEPPOL-netwerk, via e-mail of printen en per post. Wanneer je de factuur digitaal verstuurt wordt er automatisch een UBL factuur meegestuurd. Dit bestand zorgt er voor dat de factuur automatisch in het boekhoudprogramma van jouw klant kan worden ingelezen. Dat scheelt jou én jouw klant handelingen in het proces richting betaling!

Betalingscondities personaliseren

Een belangrijke instelling om niet te vergeten is de betalingsconditie. Hiermee stel je per klant in wat de betaalafspraken zijn. Spreek met je klant af welke betalingstermijn je hanteert en op welke wijze de klant wenst te betalen. In de factuurinstellingen geef je vervolgens aan welke betaaltermijn er op de factuur getoond wordt. Dit kun je instellen per klant, of per factuur. Net wat voor jou het handigst is! De klant kun je laten betalen via:

automatische incasso via de bank: De factuur wordt automatisch geïncasseerd van de rekening van de klant. De klant moet hier eerst toestemming voor geven.
payment providers Molly, Pay.nl, Sisow en Buckaroo: Je klanten kunnen via de betaalknop in de ontvangen e-mail eenvoudig betalen met diverse (internationale) betaalmethoden zoals iDEAL, Bancontact en creditcards. Je kunt zelf kiezen welke betaalopties de klant aangeboden krijgt.
handmatige overboeking: De klant maakt zelf het bedrag over naar jouw rekeningnummer.

Tip:

Maak het je klant makkelijk om de betaling te doen. Met het meesturen van een betaallink krijg je je geld gemiddeld 9 dagen* sneller.

(*bron: Payt.nl)

Betalingstermijn overschreden? De machine loopt…

Op basis van de door jou ingestelde betaaltermijn kun je via de module Financieel of de Kijkfunctie automatische betalingsherinneringen instellen. Zo hoef je niet meer handmatig alle facturen af te gaan en afzonderlijke e-mails of brieven te sturen. Het versturen van betaalherinneringen kan in iMUIS Online, of via een van de handige koppelingen met onze partners Payt en Outstanding24. Let op dat je een realistische flow voor de herinneringen instelt; je wilt je beste klanten misschien niet al binnen een dag na de termijn een betaalherinnering sturen…

Handige koppelingen voor debiteurenbeheer:

Persoonlijk contact vastleggen

Eén ding willen we niet voor je automatiseren en dat is het persoonlijke contact. De relatie met jouw klanten is super belangrijk en kun je niet aan een computer over laten. Wel zijn er hulpmiddelen. In de boekhoudsoftware en/of software van de gekoppelde partner (Payt/Outstanding24) zie je welke klanten een betalingsherinnering hebben gekregen en nog niet betaald hebben. Vanuit dit overzicht kun je je klanten gaan bellen om de reden van het uitblijven van de betaling te achterhalen. We raden aan in elk geval een telefoontje te wijden aan een openstaande factuur die bijna het incassotraject in gaat.

Heeft de klant een geldige reden om te laat te betalen? Dan kun je de vervaldatum van je factuur aanpassen. Zo blijf je met je geautomatiseerde debiteurenbeheer nog steeds flexibel. Vervolgens kun je in de software notities maken bij de klant. Ook zijn er koppelingen met CRM systemen beschikbaar om informatie op relatieniveau te registreren vanuit iMUIS Online. Het is handig om de live gemaakte afspraken te documenteren, zodat je altijd nog kunt terugvinden wat je precies hebt afgesproken.

Gebruikerstip:

Met Shift+F7 plaats je een tijdstempel met jouw gebruikersnaam in de opmerking. Zo hoef je niet handmatig in te vullen wie wanneer welke opmerking registreert.

Laatste redmiddelen: incassotraject starten of juridische hulp inschakelen

Blijft de betaling na meerdere herinneringen en persoonlijk contact nog steeds uit? Via de partner koppelingen kun je vanuit iMUIS Online automatisch een incassotraject opstarten. Zo geef je de klant de laatste mogelijkheid om netjes te betalen. De tussenkomst van een incassobureau geeft je serieuze slagkracht en scheelt jou een hoop werk en vervelende gesprekken.

Is het echt hopeloos gesteld met de betaling van jouw factuur en zet zelfs een incassotraject geen zoden aan de dijk? Dan kun je overwegen om de boel over te dragen aan een juridische partij. Zeker wanneer het om een substantieel bedrag gaat. Het grote voordeel van het volgen van bovenstaande automatiseringsslagen is dat je een compleet dossier hebt opgebouwd. Zo draag je de zaak snel en efficiënt over aan een professional.

Conclusie

Kortom: van offertes tot facturen, automatische betalingsherinneringen en het vastleggen van persoonlijk contact, tot en met het escaleren van een wanbetaler: je regelt het allemaal vanuit iMUIS Online! Zo kost het krijgen van je geld jou minder handelingen en maak je het jouw klant makkelijker om op tijd te betalen.

 

Vond je deze tips handig? Dan vind je dit blog misschien ook interessant: “Hoe zorg je ervoor dat de factuur alsnog betaald gaat worden en tegelijkertijd de relatie met je klant goed blijft?

Deel dit bericht met anderen..
Share on Facebook
Facebook
0Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

Leave A Comment